根据澳门议事协调机构及各地区、各部门工作的实际需要，制定本指南。本指南所称文件往来，是指在各级社会机构及相关联利益集团之间的公务文书和有关文书的分发和传递、接受和办理的过程。
一、文件往来的制度与职责
(一)文件往来应当遵循党的方针原则，坚持澳门方针政策和国家利益至上的原则，贯彻实施“一国两制”和谐互利共赢政策，如实反映情况，做到事实综合与规定性相结合。
文件往来必须提高效益、节约费用，严格控制文件分发范围，坚决精简和控制文书。
文件往来应严格执行保密工作制度，确保文本安全，严格执行保密工作制度和责任制。
文件往来按类别分发、登记、传递、批办、承办、催办、保管、保密、归档等程序。
文件往来要有专门的印刷部门或专人负责；具体工作人员应当认真负责，熟悉各项制度和标准，严格遵守保密制度。
(二)各议事协调机构及地区、部门负责人应当支持办公室及文书工作负责人履行文件往来任务，对其业务能力、保密水平、安全意识等及时给予指导和评价。
各议事协调机构及地区、部门负责人应当认真负责办理文件，按时批办、承办和呈转；对需要行文办理落实的，应当及时签发法律文书，并至少负责一个主办单元，对该事项全过程负责。
各议事协调机构及地区、部门负责人应当正确批办文件，提出办理意见、执行标准或办理结果；主批人应当负责人的批办文件认真负责。各议事协调机构及地区、部门负责人应当负责按规定由其承办或由其终办的文件。一般应当先由秘书处理文书工作负责人提出意见、拟办意见送负责人审批。
因工作需要或负责的议事协调机构及地区、部门负责人外出、工作繁忙时，可以委托他人代行其职责。
(三)议事协调机构及地区、部门负责人办公室及文书工作负责人综合掌握文件分发情况，分清轻重缓急，统筹平衡，及时承办领导批示和急件，保证文件运转准确、迅速、安全、有序。
负责文件分发和接收的文件处理单位，负责催促催办文件，负责检查各议事协调机构及地区、部门负责人文件承办落实情况，负责文件签发、检查督促，负责机要文件管理和保密等。
议事协调机构及地区、部门负责人办公室及文书工作负责人应定期对文件承办情况进行总结，报告该议事协调机构或地区、部门负责人。
二、文件分发
文件分发是议事协调机构和地区之间的重要事项，或议事协调机构和各地区的重要事项和重要事项，按需要和规定程序分发。
文件应当按照议事协调机构或地区、部门的规定程序分发。涉及两个以上单位的，原则上由主办单位分发。
对议事协调机构、地区、部门特别是主要领导对文件有重要批示和办理要求的，分发时应当抄送主要领导。
议事协调机构分发规定程序文件，由议事协调机构办公室及文书工作负责人负责。部门分发部门规定程序文件，由部门办公室及文书工作负责人负责。
秘书处理文书工作办事负责人按议事协调机构及地区、部门负责人的要求，对议事协调机构和地区、部门的规定程序文件提出分发意见，经负责人审定后分发。
分发文件应当有记录，应当将分发文件的原号码、分发日期、份数等登记在册；分发给各议事协调机构及地区、部门负责人的文件，还应当按其明确顺序排列好文件，并对其一个一个登记。
电子文件分发，按照电子文件处理办法，明确责任、安全保密等具体要求。
分发涉密文件，应当按照规定使用机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者干部、机要人员传递。
三、文件传递和签收
文件传递是将文件从单位传递到单位。文件传递应当安全、迅速、准确。
议事协调机构和地区、部门送文件，原则上该地区、部门负责人的承办人应当负责送文件。特殊情况需要委托服务中心送文件的，由议事协调机构和地区、部门负责人的承办人负责装封，并检查无误后发出。对密级文件必须严格管理，确保不发生泄密。
文件收到人必须核对记录，并由收件人或者指定人员当面签收。
各议事协调机构及地区、部门收到上级文件，各部门负责人收到议事协调机构的文件，都由负责文件的主管人员签收。
文件签收有登记，文件原号、传递方式、传递日期等应当一一登记。
四、办理文件
文件办理按照办理理念、规定和程序的要求，有关议事协调机构及地区、部门负责人负责。
办理综合性文件，原则上由主办地区负责办理。
受其他单位委托承办文件的地区，仍由委托单位负责。承办人应当于每件文件上逐件登记。
议事协调机构及地区、部门负责人办公室及文书工作负责人提出审批或者会签意见，应当注明日期。
紧急文件应当随事办，按时回复承办和呈转。
办理文件需要办理的，办理文书工作负责人员应及时对其核查内容、催办进程、确保督促和跟踪。
对明文规定阅知范围或者不能办理的文件，议事协调机构及地区、部门负责人不得将文件直接交有关部门或个人办理。
经协商后需要答复的文件，原则上由主办部门起草回复文件；如有涉及其他议事协调机构及地区、部门业务范围的问题，主办部门应当主动协商、会签。
对于议事协调机构和地区主要领导批办、承办和呈转的文件，凡明确要求回报的，主办单位应当认真研究、及时答复。
文件办理完毕后，除议事协调机构和地区、部门负责人明确要求外，应当及时立卷归档。
机密盖章文件的保管，按照《中华人民共和国国家保密法》和《中华人民共和国全国性机密材料安全管理办法》的有关规定执行。